Privacybeleid Eendracht Vastgoedbeheer & Management

Algemeen
Eendracht Vastgoedbeheer & Management B.V. (hierna ‘EVM’) verzamelt persoonsgegevens. Over jou als huurder/gebruiker, woningzoekende, (potentiele) koper of als bezoeker van haar website. We hebben deze gegevens nodig om onze taak als beheerder te kunnen uitvoeren. Denk hierbij aan het toewijzen van woningen/woonruimtes, het aangaan van huur- en gebruikscontracten, koopcontracten, het innen van vergoedingen en het kunnen uitvoeren van onderhoud. Maar ook om jou te kunnen informeren en met jou te communiceren. EVM neemt jouw privacy serieus en hanteert een privacy beleid. Dit beleid is weergegeven in de vorm van dit privacy statement. Hierin lees je welke gegevens wij van jou gebruiken en waarom wij dit doen. Zo weet je hoe wij omgaan met jouw persoonlijke gegevens. 

 Wet- en regelgeving

Volgens de wet zijn persoonsgegevens alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerd of identificeerbaar persoon. Naam, geboortedatum, identiteitsbewijs zijn allemaal persoonsgegevens.
Naast de ‘gewone’ persoonsgegevens, zijn er ook bijzondere persoonsgegevens. Deze zijn ‘extra’ gevoelig en moeten extra beveiligd worden. Het gaat om bijvoorbeeld medische gegevens, etnische gegevens en de gegevens van kinderen jonger dan 16 jaar.

Wettelijk is het toegestaan om persoonsgegevens te verwerken als:

·         de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst;

·         de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen;

·         de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van EVM, een met haar verbonden instelling/onderneming of een derde aan wie de gegevens worden verstrekt. Dit geldt alleen voor die situaties waarbij het belang van de fundamentele vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, niet zwaarder weegt;

·         de betrokkene voor de verwerking (ondubbelzinnig) toestemming heeft verleend;

·         de gegevensverwerking is noodzakelijk ter bescherming van de vitale belangen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld aan het voorkomen van een calamiteit;

·         de gegevensverwerking noodzakelijk is voor een goede vervulling van een publiekrechtelijke taak van het bestuursorgaan waaraan de gegevens worden verstrekt. Denk hierbij aan politie ed.

Onder het verwerken van persoonsgegevens wordt verstaan:

·         het verzamelen, opslaan, inzien, delen met anderen, koppelen, gebruiken, wijzigen, verwijderen etc. van

de persoonsgegevens.

Organisaties mogen alleen die gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om hun werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Zij moeten dit doen met zo min mogelijk persoonsgegevens.

EVM beschikt over een Verwerkingsregister, waarin wij hebben aangegeven welke gegevens wij bewaren en waarom wij dit doen.

Uitgangspunten

Als jij een woning/ruimte van ons gebruikt, huurt, wil kopen of als jij je inschrijft als woningzoekende, dan hebben wij persoonsgegevens van jou nodig.
Hierbij hanteren wij de volgende uitgangspunten:

a.    EVM verzamelt alleen die gegevens die nodig zijn voor het uitoefenen van haar taken;

b.    we gebruiken de gegevens niet voor andere doeleinden dan waarvoor ze bedoeld zijn;

c.     we doen niet aan profilering;

d.    de gegevens zijn met toestemming verkregen;

e.    wij gaan zorgvuldig om met jouw persoonlijke informatie en nemen alle redelijke voorzorgsmaatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen;

f.      wij hanteren de regels uit de privacy- en andere wetgevingen;

g.    wij verstrekken geen persoonsgegevens aan derden als dit niet noodzakelijk is voor het kunnen uitvoeren van onze werkzaamheden en/of wettelijk verplicht is.

Gegevens worden vastgelegd in fysieke en/of digitale vorm.

Welke gegevens verzamelen wij en waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

Voor het kunnen uitvoeren van onze taken als beheerder.

·         het zorgvuldig, conform de regelgeving, aanbieden van woningen/ruimtes;

·         het aangaan en uitvoeren van gebruiks- huur- en koopovereenkomsten;

·         het opsporen en voorkomen van woonfraude;

·         het aanbieden van diensten gerelateerd aan het huren van de woning;

·         het doen van betalingen;

·         het innen van vorderingen (waaronder ook het in handen stellen aan derden van deze vorderingen);

·         een goed buurtbeheer, de zorg een kwalitatief goede woonomgeving en het voorkomen van overlast;

·         het uitvoeren van onderhoud en reparaties aan het gebruikte of gehuurde;

·         het voeren van correspondentie;

·         het laten meten van de kwaliteit van onze dienstverlening;

·         het behandelen van geschillen;

·         activiteiten van intern beheer;

·         accountscontrole;

·         voldoen aan wettelijke verplichtingen.

·         achternaam, voorletters,

·         geboortedatum;

·         gezinssamenstelling;

·         (gezamenlijk) inkomen;

·         correspondentie gegevens als e-mail adres, telefoonnummer.

Als je een woning van ons gaat gebruiken of huren, hebben wij naast bovenstaande gegevens ook van jou nodig:

·         kopie identificatie;

·         geslacht;

·         huidige adres, postcode, woonplaats;

·         IBAN en BIC code

·         gegevens voor het berekenen en vastleggen van de inkomsten als loonstroken en inkomensverklaring;

·         gegevens van jouw medehuurders of medebewoners/familieleden;

Gegevens die belangrijk zijn voor het nakomen van de afspraken tussen jou en EVM zoals gegevens over jouw betaalgedrag en gedrag als gebruiker of huurder;

·         eventueel aanvullende gegevens die nodig zijn voor bijzondere/urgente toewijzingen.

Om een woning aan jou te kunnen verkopen of van jou terug te kunnen kopen, zijn verschillende persoons- en andere gegevens noodzakelijk. Naast jouw persoonsgegevens als voornaam, achternaam, adres, huisnummer, postcode, woonplaats, geboorteplaats, geboortedatum, burgerlijke staat, toekomstig adres, e-mail adres/ telefoonnummer en legitimatiebewijs gegevens, zijn dit onder meer:

·         de hoogte van de hypotheek;

·         bij wie de hypotheek is afgesloten;

·         of er sprake is van Nationale Hypotheek garantie;

·         kadastrale gegevens;

·         financiële gegevens als verkoop/aankoopprijs en waarborgen;

·         eventuele terugkoopregeling; datum van overdracht, staat van de te verkopen eenheid.

Deze gegevens liggen vooral vast in de door jou getekende koopovereenkomst welke EVM ontvangt en bewaart.

Onze website

EVM verzamelt en gebruikt persoonsgegevens wanneer je onze website bezoekt. Dit doen wij in de eerste plaats om onze (web)diensten aan u te kunnen leveren en om met jou te communiceren. Jouw gegevens worden daarnaast gebruikt voor onderzoek en het uitvoeren van analyses met als doel onze diensten en onze website te verbeteren.

 Als bezoeker van onze website

EVM verzamelt informatie over jouw bezoek aan de EVM-website, inclusief de pagina’s die je daarop bekijkt, de koppelingen (links) waarop je klikt en de andere acties die je onderneemt. Daarbij verzamelen we bepaalde standaardinformatie zoals jouw IP-adres, het type en de taal van de browser, de tijd van jouw bezoek en het webadres van waaruit je onze website bereikte. Dit doen wij door gebruik te maken van ‘cookies’. Voor meer informatie over welke cookies wij gebruiken verwijzen wij je naar onze cookie verklaring.

(indien van toepassing) Als gebruiker of huurder van EVM
Op jouw persoonlijke omgeving (MijnEendracht), maken wij een onderscheidt tussen privacy gevoelige en niet privacy gevoelige informatie:

·         Niet privacy gevoelige gegevens zijn bijvoorbeeld de gegevens over jouw woning en het complex waar je woont. Deze informatie is relatief eenvoudig te ontsluiten door het gebruik van een huisnummer/postcode combinatie;

·         Bij privacy gevoelige gegevens gaat het onder meer om aan jou verstuurde brieven, jouw persoonlijke gegevens ed. Om deze gegevens goed te beveiligen gebruiken we hiervoor een extra beveiligingsmethode “iDIN”. Voor meer informatie over iDIN, verwijzen wij je graag naar de officiële website van iDIN, https://www.idin.nl/over-idin/veelgestelde-vragen/  

 Cameratoezicht

In enkele gevallen gebruikt EVM camera’s of elektronische toegangsregistratie. Wij doen dit in verband met de beveiliging van haar bewoners; het tegengaan van overlast, misdrijven, vandalisme en het beschermen van personen en /of hun eigendommen.
Op de plaatsen waar wij camera’s of elektronische registratiesystemen gebruiken, melden we dit door middel van borden. Ook informeren we de direct betrokkenen over de reden(en) van deze keuze.

De camera’s zijn zo geplaatst dat zij zo min mogelijk openbare ruimte of eigendommen van anderen in beeld brengen. De beelden worden alleen gebruikt om incidenten vast te stellen en om verdachten te kunnen identificeren. We bewaren de beelden maximaal 4 weken, bij voorkeur korter, of tot na de afhandeling van een vastgelegd incident.

Verstrekking gegevens aan derden

1. EVM verstrekt persoonsgegevens aan derde partijen die door ons zijn ingeschakeld om werkzaamheden voor ons uit te voeren of aan derden die hierbij noodzakelijk betrokken zijn.

Zo verstrekken wij bijvoorbeeld jouw contactgegevens (naam, adres, e-mail en/of telefoonnummer) aan een aannemer of schilder als er onderhoud- en/of schilderwerkzaamheden aan jouw woning moeten worden uitgevoerd. Zij kunnen dan een afspraak met jou maken.
Andere voorbeelden van derden waaraan EVM gegevens verstrekt zijn:

·         ten behoeven van het onderzoek naar klanttevredenheid en het verbeteren van onze dienstverlening;

·         een notaris, bijvoorbeeld voor het afhandelen van een verkoop;

·         onze accountant voor het kunnen controleren of we juist handelen;

·         een deurwaarder/incassobureau bij een betaalachterstand.

Soms is het nodig om persoonsgegevens te delen met andere instanties om tot een oplossing te komen van problemen. Bijvoorbeeld als er sprake is van ernstige overlast of bij schulden.
In deze gevallen worden afspraken gemaakt met andere instanties over waarom de gegevens gedeeld worden; het doel, welke persoonsgegevens gedeeld worden en hoe er met deze gegevens wordt omgegaan.
Verder kunnen (overheid)instanties voor het kunnen uitvoeren van een wettelijke taak informatie bij ons opvragen. Wij zij dan verplicht deze te delen

2. EVM verstrekt persoonsgegevens aan derde partijen indien dit wettelijk is vereist.

EVM is op grond van de wet verplicht om in sommige gevallen persoonsgegevens aan derden te verstrekken. Je kunt daarbij bijvoorbeeld denken aan de verstrekking van gegevens aan bevoegde autoriteiten, als politie, in het kader van een strafrechtelijk onderzoek. Wij gaan uiterst zorgvuldig om met deze verzoeken. EVM heeft de vereiste contractuele en organisatorische maatregelen getroffen om te verzekeren dat jouw gegevens uitsluitend voor bedoelde doeleinden door de derde partij(en) worden gebruikt.

3. EVM verstrekt persoonsgegevens op dringend verzoek van een woningzoekende of gebruiker/huurder.

Het kan zijn dat jij als gebruiker/huurder of woningzoekende een dringende reden hebt waarom EVM jouw gegevens aan een derde partij moet verstrekken. Indien het hier niet gaat om gegevens waarvan wij mogen verwachten dat je hierover zelf beschikt, dan zal EVM jouw sommatie in overweging nemen en hieraan voldoen indien dit wettelijk is toegestaan en belangen van anderen niet worden geschaad.

Gegevensbeveiliging

De veiligheid van jouw persoonlijke gegevens heeft bij ons hoge prioriteit. Jouw gegevens die bij ons zijn opgeslagen, worden daarom door ons met technische en organisatorische maatregelen beschermd.
Zo hebben alleen medewerkers die bevoegd zijn, toegang tot jouw persoonsgegevens. Daarnaast houden we regelmatig ‘bewustzijn trainingen’ zodat onze medewerkers op de hoogte zijn en blijven van de veranderingen in de wet- en regelgeving en de maatregelen die ze kunnen treffen om veilig om te gaan met jouw persoonsgegevens. Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van jouw gegevens worden regelmatig gecontroleerd en indien nodig aangepast aan de nieuwste stand der techniek.
Deze principes gelden ook voor de bedrijven die in onze opdracht en volgens onze aanwijzingen gegevens verwerken en gebruiken. Gaat er ondanks onze beveiliging iets mis en kan dit nadelige gevolgen voor je hebben, dan informeren wij jou zo snel mogelijk. EVM verkoopt of verhandelt GEEN persoonsgegevens.

Bewaartermijn

EVM bewaart jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Hierbij volgen wij de wettelijke- en/of gangbare bewaartermijnen. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen. Wanneer de termijnen verstreken zijn, worden de gegevens zorgvuldig verwijderd/vernietigd. 

 Jouw rechten

Onder de gegevensbeschermingswetgeving heb jij de volgende rechten.

Recht op informatie

Je hebt recht op informatie over wat EVM met jouw persoonsgegevens doet, waarom wij deze gegevens nodig hebben, met wie ze delen en hoe lang we ze bewaren. Wij hebben hiervoor deze privacyverklaring opgesteld.

Recht van inzage

Wilt je weten welke gegevens wij van jou verwerken, dan kunt je dit schriftelijk aan ons kenbaar maken. Aan dit verzoek zijn geen kosten verbonden. Doe je dit verzoek, dan moeten we zeker zijn dat jij het bent die jouw gegevens opvraagt. Wij zullen dan ook om jouw identiteitsgegevens vragen. Wij behandelen jouw aanvraag zo snel mogelijk, maar reageren uiterlijk binnen 6 weken op jouw verzoek.

Recht op rectificatie of gegevenswissing

Indien je van mening bent dat onze gegevens over jou niet juist, onvolledig, onrechtmatig verwerkt of niet ter zake doende zijn, dan kunt je ons schriftelijk verzoeken de gegevens bij te werken, aan te vullen, af te schermen of te verwijderen Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 6 weken op jouw verzoek.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens/dataportabiliteit

Onder bepaalde omstandigheden kunt je ons vragen om de persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt over te dragen aan een andere partij.

Recht van bezwaar

Je hebt het recht om, vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden, bezwaar te maken tegen het gebruik van jouw gegevens. We zullen deze persoonsgegevens dan niet langer verwerken tenzij we dwingende gerechtvaardigde gronden hebben voor de verwerking die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden. Hierbij kunt je denken aan wettelijke verplichtingen en/of het niet meer kunnen nakomen van verplichtingen door jou of ons.

Recht om toestemming in te trekken

In een aantal specifieke situaties, hen je het recht om de door jou verleende toestemming tot het verdere gebruik van jouw persoonsgegevens in te trekken. Denk hierbij aan bijvoorbeeld het niet meer willen ontvangen van onze nieuwsbrief. Wij kunnen hierdoor op dit gebied geen dienstverlening meer aan jou leveren.

Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming

EVM gebruikt jouw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of voor profilering.

Indien je vragen, opmerkingen of klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan kun je contact opnemen via info@eendrachtbeheer.nl  .

 Behandeling geschil door Autoriteit Persoonsgegevens

Mocht er tussen jou en EVM een geschil ontstaan over het uitoefenen van jouw rechten, dan kun je een klacht indienen bij de toezichthouder. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.
Een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens kan alleen als je er niet met ons bent uitgekomen.

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
Telefoon: 0900 – 2001201
Website:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl  

Wijzigingen van het privacy statement

EVM kan wijzigingen aanbrengen in dit privacy statement. Om goed op de hoogte te blijven van de manier waarop wij met jouw gegevens om gaan, raden we u aan om zo nu en dan dit statement door te nemen.

Toepasselijkheid van dit privacy statement

Dit privacy statement geldt voor alle personen die een woning/ruimte(s) gebruiken, huren, willen gebruiken of huren, willen kopen of op een andere manier klant zijn van EVM en haar verbindingen. In het geval de website van EVM verwijst met een ‘link’ naar andere organisaties, vallen deze organisaties niet onder dit privacy statement. Zij regelen zelf hoe zij met persoonsgegevens omgaan.

 Contact

 Heb je nog vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit privacy statement, neemt dan contact op via info@eendrachtbeheer.nl .

Publicatiedatum, 16 juli 2019